CSV-Vorlagen erstellen und Daten importieren

Fast alles, was du in FFN Connect anlegen kannst, lässt sich auch als Datei importieren — als CSV oder direkt als Excel-Datei (.xlsx, .xls, .xlsm). Damit FFN Connect weiß, welche Spalte deiner Datei welches Feld im System ist, hinterlegst du einmalig eine Vorlage. Danach genügen zwei Klicks pro Import.

Was du importieren kannst

Beispiel-Dateien zum Herunterladen

Für jeden Typ findest du hier eine fertige Beispieldatei. Sie enthält die passenden Spalten und ein paar Beispielzeilen — ideal, um sie beim Anlegen der Vorlage als Beispiel-Datei hochzuladen oder als Ausgangspunkt für deinen eigenen Export zu nutzen.

Alle Beispieldateien sind UTF-8-kodiert und nutzen die in Deutschland üblichen Einstellungen: Semikolon als Trennzeichen und Komma als Dezimaltrennzeichen. Die Spaltenüberschriften entsprechen genau den Bezeichnungen der Systemfelder.

Schritt 1: Vorlage anlegen

1. Öffne Einstellungen → CSV-Vorlagen.
2. Klicke auf Vorlage erstellen.
3. Vergib unter Vorlagenname einen sprechenden Namen, z. B. Lieferant Müller — Anlieferungen.
4. Wähle unter Was möchtest du importieren oder exportieren? den Vorlagentyp. Er bestimmt, welche Systemfelder dir darunter zur Zuordnung angeboten werden.

Schritt 2: Beispiel-Datei hochladen (empfohlen)

Lade unter Beispiel-Datei hochladen eine Datei mit deinen echten Spaltenüberschriften hoch. Zwei Dinge passieren dann:

• FFN Connect liest die Kopfzeile aus. Statt Spaltennamen abzutippen, wählst du sie anschließend bequem aus einer Liste aus.
• FFN Connect prüft die Datei auf Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen, Textbegrenzer und Kodierung. Weichen deine aktuellen Einstellungen davon ab, erscheint der Dialog „Empfohlene Einstellungen übernehmen?" mit den erkannten Werten.

Ohne Beispiel-Datei funktioniert die Vorlage genauso — du trägst die Spaltennamen dann von Hand ein, exakt so, wie sie in der Kopfzeile stehen.

Schritt 3: Spalten zuordnen

Die Zuordnungstabelle hat zwei Spalten:

• Systemfeld — das Feld in FFN Connect, mit Kurzbeschreibung darunter.
• Spalte in CSV — die Überschrift der passenden Spalte in deiner Datei.

Du musst nicht jedes Systemfeld belegen. Felder, die du leer lässt, werden beim Import ignoriert.

Pflichtangaben sind gekennzeichnet:

Schritt 4: Dateiformat einstellen

Unter Erweiterte Vorlageneinstellungen legst du fest, wie deine Datei technisch aufgebaut ist:

Anschließend Speichern. Die Vorlage steht ab sofort in allen Import-Dialogen ihres Typs zur Auswahl.

Schritt 5: Importieren

Der Ablauf ist in allen Bereichen gleich:

1. Öffne den Dialog des jeweiligen Bereichs (siehe Tabelle oben) und wähle als Modus Datei hochladen statt Manuell erstellen.
2. Ziehe deine Datei in das Feld Lade Deine Datei hoch. FFN Connect versucht sofort, die passende Vorlage anhand der Spaltenüberschriften zu erkennen.
3. Prüfe die vorgeschlagene Vorlage unter Vorlage auswählen — oder wähle eine andere aus der Liste.
4. Klicke auf Import starten.

Ohne Vorlage importieren: Über Ohne Vorlage fortfahren ordnest du die Spalten direkt im Dialog zu, ohne vorher eine Vorlage zu speichern. Das lohnt sich für einmalige Importe. Für alles, was regelmäßig kommt, ist eine gespeicherte Vorlage schneller und weniger fehleranfällig.

Die Entitäten im Einzelnen

Artikel

Wo: Hauptmenü Artikel, Menü ⋮ neben „Artikel erstellen" → Aus CSV importieren, Typ Artikel.

Die Schalterfelder Chargenpflichtig, MHD-pflichtig, Seriennummernpflichtig, Verpackungsmaterial und Teilbar erwartet FFN Connect als true / false. Maße beziehen sich auf die Einheit in der Spalte Maßeinheit (Standard: cm), Gewichte werden in kg geführt.

📄 Beispieldatei: beispiel-artikel.csv

Umverpackungen

Wo: Hauptmenü Artikel → ⋮ → Aus CSV importieren, Typ Umverpackung.

Jede Zeile beschreibt eine Umverpackung zu einem bestehenden Artikel.

📄 Beispieldatei: beispiel-umverpackungen.csv

Stücklisten

Wo: Hauptmenü Artikel → ⋮ → Aus CSV importieren, Typ Stückliste.

Jede Zeile beschreibt eine Komponente einer Stückliste. Eine Stückliste aus drei Artikeln sind also drei Zeilen mit derselben Eltern-Kennung.

📄 Beispieldatei: beispiel-stuecklisten.csv — die Datei zeigt zwei Stücklisten mit je mehreren Komponenten.

Anlieferungen

Wo: Warenbewegungen → Lieferung ankündigen, Modus Datei hochladen, Typ Anlieferung.

Das erwartete Lieferdatum akzeptiert die Formate d.m.Y, Y-m-d und d-m-Y.

Typische Fehlermeldungen je Zeile: „Es wurde kein Artikel mit der Kennung … gefunden", „Die Menge fehlt oder ist keine Zahl größer 0", „Die Anlieferung … existiert bereits und kann nicht mehr bearbeitet werden".

📄 Beispieldatei: beispiel-anlieferung.csv

Umlagerungen

Wo: Warenbewegungen → Umlagerung beauftragen, Modus Datei hochladen, Typ Umlagerung.

Mehrere Zeilen mit derselben Umlagerungsnummer werden zu einer Umlagerung mit mehreren Positionen zusammengefasst.

📄 Beispieldatei: beispiel-umlagerung.csv — zwei Umlagerungen an zwei Filialen.

Bestellungen

Wo: Bestellungen → Neue Bestellung, Modus Datei hochladen, Typ Bestellung.

Der Bestellimport läuft zweistufig: Nach dem Hochladen zeigt FFN Connect eine Vorschau aller erkannten Bestellungen. Erst mit der Bestätigung dort werden sie angelegt.

📄 Beispieldatei: beispiel-bestellungen.csv — enthält eine Bestellung mit zwei Positionen sowie eine zweite Bestellung, deren Folgezeile die Bestellnummer leer lässt.

Bestandsexport

Wo: In den Einstellungen deines FTP-Verkaufskanals unter Einstellungen → Lagerbestände, Feld Vorlage für Bestandsexport.

Mit dem Bestandsexport importierst du nichts. Die Vorlage bestimmt umgekehrt, wie die Datei aussieht, die FFN Connect mit deinen Lagerbeständen erzeugt: welche Felder enthalten sind und wie die Spalten heißen. Deine Zuordnung liest du also andersherum — in Spalte in CSV trägst du ein, welche Überschrift die Spalte in der exportierten Datei bekommen soll.

Die Bestandsfelder bedeuten:

Brauchst du eine Zeile je Charge bzw. Mindesthaltbarkeitsdatum, wähle stattdessen den Typ Bestandsexport (MHD/Chargen).

Versandmeldungs-Export

Wo: In den Einstellungen deines FTP-Verkaufskanals unter Einstellungen → Bestellungen, Karte Versandexport, Feld Vorlage für Bestellstatus-/Versandexport.

Auch hier importierst du nichts: Die Vorlage bestimmt, wie die Datei aussieht, mit der FFN Connect deinem System meldet, was das Lager versendet hat. In Spalte in CSV trägst du die Überschrift ein, die die Spalte in der exportierten Datei bekommen soll. Es gibt zwei Varianten:

Der Export läuft automatisch im Intervall für Versandbenachrichtigungs-Export. Je nach Exportmodus landen alle Meldungen in einer Sammeldatei oder jede Versandmeldung in einer eigenen Datei. Gibt es seit dem letzten Lauf keine neuen Versandmeldungen, wird keine Datei hochgeladen.

Retourenexport

Wo: Hauptmenü Retouren, Download-Symbol über der Retourentabelle.

Die Vorlage bestimmt, wie die Datei mit deinen Retouren aussieht. In Spalte in CSV trägst du die Überschrift ein, die die Spalte in der exportierten Datei bekommen soll. Eine Vorlage ist dabei optional — du kannst auch ohne exportieren (siehe unten).

So exportierst du:

1. Filtere und durchsuche die Retourentabelle wie gewohnt, z. B. nach Status oder Zeitraum. Möchtest du nur bestimmte Retouren exportieren, markiere sie.
2. Klicke auf das Download-Symbol über der Tabelle. Es öffnet sich der Dialog Exportieren.
3. Wähle, was exportiert wird: deine ausgewählten Einträge, die aktuelle Seite oder alle Ergebnisse wie gefiltert.
4. Wähle unter Spalten aus:
   • Tabellenspalten — die Spalten, die du in der Tabelle siehst, wie bei jeder anderen Tabelle.
   • Alle verfügbaren Felder — alle Felder aus der Tabelle oben, ganz ohne Vorlage. Die Spalten tragen die technischen Feldnamen, z. B. merchant_return_number oder item_merchant_sku.
   • eine deiner Vorlagen unter CSV-Vorlagen — nur die Felder und Spaltennamen deiner Vorlage, mit deren Dateiformat (Trennzeichen, Dezimaltrennzeichen).
5. Wähle als Dateiformat CSV oder Excel (XLSX) und klicke auf Exportieren. Die Datei wird direkt heruntergeladen.

Über Vorlagen verwalten im selben Auswahlfeld öffnest du die CSV-Vorlagen in einem neuen Tab, etwa um schnell eine passende Vorlage anzulegen.

Retourenstatus, Positionsstatus, Retourengrund und Zustand werden als feste Codes exportiert, damit dein System sie zuverlässig auswerten kann:

Nach dem Import

Nach jedem Lauf meldet FFN Connect, wie viele Datensätze importiert wurden und wie viele fehlerhaft waren („Die Datei enthält n Datensätze mit Validierungsfehlern"). Häufige Abbruchgründe der gesamten Datei:

Tipps für saubere Importe

• Erst klein testen: Importiere eine Datei mit zwei, drei Zeilen, prüfe das Ergebnis, und lass dann die vollständige Datei laufen.
• Kopfzeilen stabil halten: Ändert dein Vorsystem die Spaltenüberschriften, greift die gespeicherte Zuordnung nicht mehr. Passe die Vorlage dann einmalig an.
• Eine Vorlage je Quelle: Lieber Shop-Export Bestellungen und Marktplatz-Export Bestellungen getrennt pflegen, als eine Vorlage ständig umzubauen.
• Führende Nullen: SKUs und EANs in Excel als Text formatieren, sonst verschwinden führende Nullen und der Artikel wird nicht gefunden.
• Keine Formeln exportieren: Exportiere Werte, keine Formeln — Zellen, die mit =, +, - oder @ beginnen, werden aus Sicherheitsgründen entschärft.