Bestellungen

Die Seite Bestellungen ist die wichtigste Einstellungsseite eines Verkaufskanals. Hier legst du fest, was mit einer Bestellung passiert, nachdem FFN Connect sie abgerufen hat: ob sie sofort ans Lager geht, ob sie vorher zurückgehalten wird, welche Beträge übertragen werden und welche Dokumente am Auftrag hängen.

Du findest sie unter Verkaufskanäle → dein Kanal → Einstellungen → Bestellungen. Jede Änderung wird sofort gespeichert und gilt nur für diesen einen Verkaufskanal — hast du mehrere Kanäle angebunden, stellst du sie einzeln ein.

Der Weg einer Bestellung — und wo welche Einstellung greift

Die Einstellungen auf dieser Seite wirken nicht unabhängig voneinander, sondern nacheinander. Wenn du das Zusammenspiel einmal verstanden hast, erklären sich die meisten Fragen von selbst:

1. Abruf. FFN Connect holt die Bestellung aus deinem Kanal. Dabei greifen die Optionen der Karte Bestellabruf — etwa ob Geldwerte auf 0,00 gesetzt werden und wie mit Positionen ohne Artikelverknüpfung umgegangen wird.
2. Auftragsnummer. Die Bestellung bekommt eine Auftragsnummer für das Lager. Das Präfix für Auftragsnummern entscheidet, wie diese Nummer aussieht.
3. Fulfillment anfordern. Erst wenn das Fulfillment angefordert wurde, entsteht ein Auftrag für dein Lager. Fulfillment immer automatisch anfordern nimmt dir diesen Schritt ab.
4. Zurückhalten. Ein angeforderter Auftrag geht nicht zwangsläufig sofort in die Kommissionierung. Unbezahlte Bestellungen zurückhalten hält ihn, bis die Zahlung da ist, und Aufträge mit gewünschtem Lieferdatum freigeben hält ihn bis kurz vor den Wunschtermin. Beide Bremsen gelten gleichzeitig: Der Auftrag startet erst, wenn keine mehr greift.
5. Aufteilen. Ist nur ein Teil der Ware verfügbar, entscheidet Teillieferung erzwingen, ob der lieferbare Teil vorgezogen wird oder die komplette Bestellung wartet.
6. Dokumente. Beim Übertragen an das Lager kann FFN Connect einen Lieferschein erzeugen und beilegen. Rechnungen und Lieferscheine aus anderen Systemen kommen über Dokumente per E-Mail empfangen dazu.
7. Regeln. Ganz unten stehen die Erweiterten Regeln. Sie sind der Ausweg, wenn eine Ausnahme nötig ist, die keine der Optionen abbildet.

Präfix für Auftragsnummern

Sobald du mehr als einen Verkaufskanal angebunden hast, schreiben alle Kanäle in denselben Nummernkreis im Lager. Ohne Unterscheidung könnten zwei Bestellungen aus zwei Shops dieselbe Auftragsnummer bekommen — dein Fulfiller sieht dann zwei Aufträge mit identischer Nummer.

Deshalb erzeugt FFN Connect automatisch ein Präfix und ein Suffix, sobald es mehr als einen Kanal gibt. Das Feld steht standardmäßig auf Automatisch. Trägst du dort einen eigenen Wert ein, wird dieser statt der automatischen Kennung verwendet.

Fulfillment-Einstellungen

Fulfillment immer automatisch anfordern

Eine importierte Bestellung ist zunächst nur eine Bestellung in FFN Connect. Damit dein Lager sie sieht, muss daraus ein Fulfillment-Auftrag werden — das nennt sich „Fulfillment anfordern". Du kannst das für jede Bestellung manuell per Klick machen, oder du aktivierst diese Option: Dann erzeugt FFN Connect für jede importierte Bestellung sofort automatisch einen Fulfillment-Auftrag und überträgt ihn.

Für den Normalbetrieb ist die Automatik der richtige Weg. Manuell anfordern lohnt sich, wenn du jede Bestellung vorher noch einmal ansehen willst — etwa in der Startphase oder bei sehr hochpreisigen Artikeln.

Teillieferung erzwingen

Ist nur ein Teil der bestellten Ware auf Lager, verhält sich FFN Connect standardmäßig konservativ: Die Bestellung wartet, bis alles verfügbar ist.

Mit Teillieferung erzwingen erstellt FFN Connect stattdessen sofort einen Fulfillment-Auftrag für alle lieferbaren Positionen. Die übrigen Positionen werden in einem separaten Auftrag übertragen, sobald Bestand verfügbar ist. Dein Kunde bekommt also zwei Pakete statt eines späten.

Damit das greift, müssen zwei Dinge zusammenpassen:

• Fulfillment immer automatisch anfordern muss aktiv sein — bei manueller Anforderung entscheidest ohnehin du selbst, welche Positionen du überträgst.
• Auf der Seite Lagerbestände darf Aufträge trotz Fehlbestand an das Lager übermitteln nicht aktiv sein. Wenn Aufträge ohnehin trotz Fehlbestand übertragen werden, gibt es nichts aufzuteilen.

Bei Kanälen, die Lieferscheine statt Aufträge abrufen (typischerweise Warenwirtschaftssysteme), wird nicht aufgeteilt — dort entscheidet dein Vorsystem über Teillieferungen.

Unbezahlte Bestellungen zurückhalten

Standardmäßig werden unbezahlte Bestellungen zurückgehalten und automatisch freigegeben, sobald die Bestellung bezahlt wurde. Der Zahlungsstatus wird jede Stunde geprüft. Zusätzlich kannst du einen zurückgehaltenen Auftrag jederzeit manuell freigeben.

Deaktiviere die Option, wenn unbezahlte Aufträge trotzdem automatisch an deinen Fulfillment-Dienstleister übertragen werden sollen — etwa bei Kauf auf Rechnung, bei dem die Zahlung erst nach dem Versand eintrifft.

Bestellabruf

Diese Karte betrifft den Moment, in dem eine Bestellung in FFN Connect entsteht.

Auftrag oder Lieferschein abrufen

Bei Warenwirtschaftssystemen erscheint hier zusätzlich die Auswahl Auftrag oder Lieferschein abrufen. Sie entscheidet, welchen Beleg FFN Connect als Bestellung importiert, und hat weitreichende Folgen für Teillieferungen und den Versandzeitpunkt. Weil die Auswirkungen je nach System unterschiedlich sind, ist sie im jeweiligen Kanal-Artikel beschrieben — zum Beispiel für Xentral und weclapp. Bei Shops und Marktplätzen gibt es diese Auswahl nicht.

Positions- und Auftragswert auf 0,00 setzen

Diese Einstellung bewirkt, dass alle Geldwerte beim Bestellimport durch 0 € ersetzt werden. Damit sieht dein Fulfillment-Dienstleister keine Umsätze und Verkaufspreise — sinnvoll, wenn deine Zahlen vertraulich bleiben sollen oder wenn es sich um reine Logistikaufträge ohne Verkaufscharakter handelt.

Positionen ohne Artikelverknüpfung ignorieren

Bestellungen mit Positionen ohne Artikelverknüpfung werden standardmäßig mit einem Fehler gekennzeichnet, da dies meistens auf ein fehlendes Produkt hindeutet. Bei Bedarf kannst du hier einstellen, dass Aufträge stattdessen ohne diese Positionen übertragen werden.

Das ist genau dann richtig, wenn dein Kanal regelmäßig Positionen mitliefert, die gar nicht ins Lager gehören: Rabattzeilen, Servicepauschalen, Spendenbeiträge, digitale Produkte. Solange solche Positionen den Standardweg blockieren, bleibt jede Bestellung als fehlerhaft liegen.

Gewünschtes Lieferdatum

Manche Bestellungen sollen nicht sofort raus, sondern zu einem bestimmten Termin ankommen — Geschenke, Frischeware, Abo-Lieferungen.

Aufträge mit gewünschtem Lieferdatum freigeben

Du kannst festlegen, dass Aufträge bis zum gewünschten Lieferdatum zurückgehalten oder an einem bestimmten Tag davor freigegeben werden. Zur Auswahl stehen:

Der Auftrag wird dabei ganz normal an das Lager übertragen, steht dort aber im Status Zurückgehalten und wird erst zum errechneten Zeitpunkt freigegeben. Die Freigabe läuft automatisch im Hintergrund — morgens im Viertelstundentakt, tagsüber alle vier Stunden.

Liegt das errechnete Freigabedatum bereits in der Vergangenheit, wird der Auftrag sofort freigegeben. Und: Ist die Bestellung noch unbezahlt und Unbezahlte Bestellungen zurückhalten aktiv, bleibt sie auch nach dem Freigabetermin liegen, bis die Zahlung da ist.

Gewünschtes Lieferdatum aus den Order-Tags auslesen

Nicht jeder Kanal hat ein eigenes Feld für ein Wunschlieferdatum. Viele Shop-Apps schreiben den Termin deshalb als Tag an die Bestellung. Aktivierst du Gewünschtes Lieferdatum aus den Order-Tags auslesen, durchsucht FFN Connect die Tags der Bestellung nach einem Datum und übernimmt es als gewünschtes Lieferdatum.

Darunter erscheint das Feld Format. Damit legst du fest, wie das Datum in den Tags geschrieben ist:

• dd.mm.yyyy oder dd.mm.yy — zum Beispiel 24.12.2026
• dd-mm-yyyy oder dd-mm-yy — zum Beispiel 24-12-2026
• yyyy-mm-dd oder yy-mm-dd — zum Beispiel 2026-12-24

Wähle genau das Format, das deine App schreibt. Ein Tag im falschen Format wird nicht erkannt, und die Bestellung läuft dann ohne Wunschtermin durch.

Auftragsdokumente

Lieferschein erzeugen

Lieferschein erzeugen erstellt einen Lieferschein und legt diesen dem Auftrag bei. FFN Connect erzeugt das PDF selbst und überträgt es an dein Lager, sobald der Fulfillment-Auftrag übermittelt wurde — dein Fulfiller legt es dem Paket bei.

Nach dem Aktivieren erscheint darunter die Option Eigene Vorlage erstellen. Ohne sie wird die Standardvorlage von FFN Connect verwendet. Mit ihr bekommst du den Button Vorlage anpassen, über den du Layout und Inhalte deines Lieferscheins im Editor bearbeitest — etwa für dein Logo, eine eigene Anrede oder Retourenhinweise.

Dokumente per E-Mail empfangen

Diese Option ist die Brücke zu allen Systemen, die keine Schnittstelle zu FFN Connect haben, aber Dokumente per E-Mail verschicken können — Rechnungstools wie Sufio, Shop-Apps, deine Buchhaltung oder deine Warenwirtschaft.

Empfange Rechnungen oder Lieferscheine, die von einem Tool deiner Wahl an deine individuelle E-Mail-Adresse verschickt werden. Die Dokumente werden automatisch erkannt und dem entsprechenden Auftrag angehangen.

Deine individuelle Adresse

Sobald du den Schalter aktivierst, erscheint darunter ein Feld mit deiner Adresse. Sie sieht so aus:

order_attachments_xxxxxxxxxxxxxxxx@ffn-connect.de

Der mittlere Teil ist ein Geheimnis, das nur für diesen Verkaufskanal gilt. Über die Adresse erkennt FFN Connect, zu welchem Kanal eine eingehende Mail gehört. Kopiere sie mit dem Symbol am Ende des Feldes und trage sie in dem System ein, das die Dokumente verschickt.

Die Adresse muss Empfänger der Mail sein — im An oder im BCC. Ein Weiterleiten an die Adresse funktioniert deshalb ebenfalls, ein Nennen im Fließtext nicht.

Was im Betreff stehen muss

FFN Connect liest aus dem Betreff zwei Dinge heraus: welche Art von Dokument es ist und zu welcher Bestellung es gehört. Beides muss stimmen, sonst wird die Mail nicht verarbeitet.

1. Die Dokumentart kommt aus dem ersten Wort des Betreffs. Erkannt werden genau drei Wörter:

2. Die Bestellung kommt aus der Nummer im Betreff. FFN Connect probiert nacheinander:

1. Der letzte durch Leerzeichen getrennte Baustein des Betreffs wird als externe Bestellnummer gesucht — also die Nummer, die auch in deinem Verkaufskanal steht.
2. Beginnt dieser Baustein mit #, wird das Zeichen entfernt und erneut gesucht. Du darfst die Raute also schreiben, musst aber nicht.
3. Danach wird derselbe Baustein gegen die zweite Bestellnummer geprüft, die FFN Connect zur Bestellung speichert.
4. Findet sich immer noch nichts, sucht FFN Connect nach dem Wort Bestellung im Betreff und nimmt den Wert direkt dahinter (eine führende # wird ignoriert). Damit funktionieren auch Betreffs, bei denen hinter der Nummer noch ein Firmen- oder Kundenname steht.

Beispiele für den Betreff

Diese beiden Betreffs kannst du direkt in deinem Rechnungstool hinterlegen:

Rechnung für die Bestellung #1934

Lieferschein für die Bestellung #1934

1934 ersetzt du dabei durch den Platzhalter deines Tools für die Bestellnummer.

Die weiteren Voraussetzungen

• Der Anhang muss ein PDF sein. Andere Dateiformate werden übergangen. Enthält eine Mail mehrere PDFs, wird jedes einzeln geprüft.
• Mails ohne Anhang werden verworfen. Eine reine Benachrichtigungsmail ohne Dokument wird gelöscht.
• Mails an einen Kanal mit deaktivierter Einstellung werden verworfen. Schalte die Option also ein, bevor dein Tool die ersten Mails schickt.
• Dieselbe Datei wird nicht doppelt angehängt. Kommt ein Dokument mit gleichem Dateinamen und gleicher Dokumentart erneut für dieselbe Bestellung, wird es verworfen. Doppelversand schadet also nicht.
• Das Postfach wird alle drei Minuten geleert, zwischen 4:00 und 23:59 Uhr. Bis ein Dokument am Auftrag erscheint, vergehen also in der Regel nur wenige Minuten.

Wird ein Dokument zugeordnet, hängt FFN Connect es an die Bestellung und überträgt es an deinen Fulfillment-Dienstleister — dein Fulfiller kann es dem Paket beilegen. Schlägt die Übertragung fehl, wird sie im Hintergrund automatisch erneut versucht.

Bestellungen aus CSV-Anhängen importieren

Unter dem Adressfeld kann zusätzlich die Auswahl Bestellungen aus CSV-Anhängen importieren erscheinen: Damit werden CSV-Dateien aus eingehenden Mails über eine Import-Vorlage als Bestellungen importiert. Diese Funktion wird pro Unternehmen freigeschaltet und ist standardmäßig nicht sichtbar — melde dich beim Support, wenn du sie brauchst.

Erweiterte Regeln

Ganz unten steht die Karte Erweiterte Regeln. Hier kannst du Bestellungen ignorieren, zurückhalten, priorisieren, Attribute hinzufügen und vieles mehr — immer dann, wenn eine Ausnahme nötig ist, die sich mit den Schaltern oberhalb nicht abbilden lässt. Typische Fälle: Bestellungen eines bestimmten Zahlungsanbieters gar nicht erst übertragen, Expressbestellungen priorisieren oder einzelne Positionen automatisch aus dem Auftrag nehmen.

Regeln greifen zusätzlich zu den Einstellungen auf dieser Seite und werden ausführlich unter Regeln beschrieben. Speziell für das Aussortieren von Bestellungen und Positionen gibt es einen eigenen Artikel: Bestellungen ignorieren.